Så vidt, det har været muligt, er reglerne suppleret med musikemneordseksempler. Hvor dette ikke har været muligt, er eksemplerne enten hentet fra den bibliografiske registrering af musikposter eller lånt fra indekseringsvejledningen for faglitteratur.
3.1. Ordtyper
Som emneord anvendes almindeligvis enkeltord, ikke emneordsstrenge. Dvs. der gives ikke prækoordinerede emneord, f.eks. Danmark, rock, bortset fra faste udtryk og sammensætninger som. f.eks. heavy metal.
3.1.1. Substantiver
Til at beskrive et emnes indhold bruges fortrinsvis substantiver (navneord), der enten kan være fællesnavne eller egennavne.
Fællesnavne er ord, der betegner en gruppe, et fænomen, et begreb
Egennavne er navne, der betegner bestemte personer, steder, institutioner, osv.
Vedr. regler for navneformskontrol henvises til afsnit 5.1.
Som emneord bruges også verber (udsagnsord) i substantiveret form, verbalsubstantiver.
Adjektiver (tillægsord) bør som hovedregel ikke anvendes som emneord alene, hvorimod de sagtens kan indgå i et sammensat emneord oftest i ordforbindelser sammen med et substantiv
Adjektiver vedrørende geografisk oprindelse, f.eks. fransk rock, se afsnit 5.1.3.2 Stednavne som emneord.
Adverbier (biord) forekommer kun sjældent som emneord og da som regel som led i en emneordsfrase eller faste udtryk.
3.1.5. Sammensatte ord (komposita)
Sammensatte ord bruges som emneord:
1. Når begrebet/genstanden ikke kan udtrykkes uden det sammensatte ord
2. Når termen har en bestemt veldefineret betydning
3. Når de to termer adskilt giver en anden mening end det sammensatte ord
Normalt bruges kun to-ledede sammensatte ord som emneord, men der er mange undtagelser
Som hovedregel gælder, at de sammensatte ord gives i direkte formulering, dvs. som ordene bruges i dagligt sprog, og at ordene ikke opsplittes i de enkelte bestanddele. Men når de sammensatte ord betegner en handling eller proces, overvejes at give såvel det sammensatte ord som ordets bestanddele.
Der findes en del faste udtryk (fraser), som indgår som emneord, fordi disse begreber ofte er umulige at udtrykke i enkelt termer.
3.1.7. Genitivudtryk
Genitivudtryk undgås så vidt muligt. Men der findes faste udtryk, hvor det er den mest præcise måde at udtrykke emnet på.
Morfologisk kontrol vil sige at bestemme, hvilken grammatisk bøjningsform substantivet skal have.
Hovedreglen er: Om et emneord anføres i ental eller flertal afhænger af, om det er tælleligt eller ikke-tælleligt.
Reglen anvendes, når f.eks et faglitterært værk omhandler et emne, der kan tælles (bananer, motorcykler) eller behandler et tema eller et begreb, der ikke kan tælles (handelspolitik, trafik).
Musik har ikke nogen emnemæssig handling. Den anslår blot ved hjælp af instrumenter, harmonier, tempo og dynamik nogle stemninger. Resten er op til lytterens tolkning.
De emneord, vi bruger til at beskrive musikken med, er således i egentlig forstand ikke emneord men snarere en række karakteristika eller egenskaber ved musikværket. Det betyder, at vi i langt højere grad end med de litterære emneord opfatter musikemneordene som begreber og ikke genstande. En bog eller en artikel kan handle om begrebet "opera" eller beskrive handlingen i en række operaer. Et musikværk er en opera, eller en symfoni eller en klaversonate - som form og begreb! Musikemneordene vil derfor ofte være anført i ental
Undtaget fra denne regel er sange der altid sættes i flertal, også som sammensat ord
Emneord, der ikke direkte beskriver musikken, men istedet beskriver dokument, publikationsform eller i det hele taget udgivelsen som helhed, anføres som regel i flertal,
Almindeligvis anføres substantivet/emneordet i ubestemt form
Bestemt form anvendes ved genstande og begreber, som der kun findes én af
eller ved fænomener, som fra en dansk synsvinkel er veldefineret
Indekseringstermer skal som hovedregel følge gældende retskrivningsregler, som de er beskrevet i "Retskrivningsordbogen", udgivet af Dansk Sprognævn. Der suppleres med andre typer ordbøger: "Nudansk Ordbog", "Fremmedordbogen", "Nye ord i dansk", m.m.
Hvor der er valgfrihed mellem to eller flere stavemåder, skal den mest anvendte form vælges og der henvises evt. fra de andre former,
Fritekstsøgninger kan undertiden give indeksøren et indtryk af, hvad der er den mest anvendte form. Denne slags søgninger kan dog kun være vejledende og er ikke autoritative med hensyn til valg af stavemåde.
3.3.2. Store eller små bogstaver
Brugen af store og små bogstaver er uden reel betydning i søgeprocessen, men giver ofte anledning til overvejelser i indekseringsprocessen.
Undtaget er egennavne, der skrives med store bogstaver. Ved egennavne, der består af flere ord, skrives det første og de næstfølgende betydende ord med stort begyndelsesbogstav, hvorimod mindre betydende ord (bindeord, forholdsord) skrives med småt,
Hvor der ifølge "Retskrivningsordbogen" er valgfrihed mellem store og små bogstaver, foretrækkes små.
Anvendelse af bindestreg i emneord forekommer i en del tilfælde. Ofte vil de optræde i udenlandske ord, nye ord og mærkelige sammensætninger. Efterhånden som de indgår i det danske sprog, fjernes bindestregen ofte. Eks. udviklingslande - u-lande - ulande eller elektriske biler - el-biler - elbiler.
Bindestreger anvendes ikke med henblik på at tydeliggøre betydningen af et ord. Hvis udtrykket forudsættes bekendt for den relevante bruger, skrives ikke bindestreg.
Søgemæssigt fungerer bindestregen som et mellemrum, dvs. anvendes bindestreg laver man reelt to emneord. Bindestreger bruges derfor i begrænset omfang.
Bindestreger bruges i følgende tilfælde:
1. I sammensætninger med forkortelser
2. I sammensætninger med taltegn eller symboler
3. I sammensætninger med bogstaver
4. I sammensætninger hvor et fælles led er udeladt
Hvis det er muligt opløses udtrykket dog i dets enkelte dele, f.eks. teksthæfte og kommentarhæfte.
5. I sammensætninger med sideordnede led (se også afsnit 3.3.3.3 (skråstreger))
6. I sammensætninger med udenlandske udtryk
Gruppesammensætninger er sammensætninger, hvor førsteled består af mere end ét ord
Hovedregelen er, at der kun sættes bindestreg mellem næstsidste og sidste ord. Der findes dog en del undtagelser, især ved faste udtryk.
8. I sammensætninger med usædvanlige ord- og bogstavskombinationer
9. I sammensætninger med betydningen fra-til
Forkortelsespunktum bruges ved navne som emneord
Når et ord eller et navn er blevet et akronym (initialord) anvendes ikke forkortelsespunktum
Tegnsætning følger retskrivningsreglerne.
Apostroffer bruges ikke til at tydeliggøre emneord, men kan bruges ved tal som emneord
Skråstreger bruges ved genrer, hvor betegnelsen er en kombination af 2 (eller flere) eksisterende genrer
Desuden bruges skråstreger i visse forkortelser og mest i korporationsnavne, men optræder også hyppigt i varemærker m.m.
3.4. Semantisk kontrol
Semantisk kontrol af emneord vil sige at kontrollere emneord for deres betydningsmæssige indhold og indbyrdes relationer. F.eks. valg mellem fremmedord og danske termer og valg mellem synonymer.
3.4.1. Fremmedord. Latinske betegnelser
Fremmedord er ord, der kommer fra andre sprog, som endnu ikke lydmæssigt har tilpasset sig det øvrige sprog, og som derfor stadig føles fremmede
Såfremt der findes dækkende danske ord, foretrækkes disse frem for fremmedord eller latinske betegnelser.
Der kan laves henvisning fra den ikke foretrukne form
Hvis der ikke findes tilsvarende danske ord indekseres med fremmedordet
Hvis et fremmedord eller en latinsk betegnelse har vundet hævd frem for den danske, vælges den
3.4.2. Synonymer/nærsynonymer
Som synonymer betragtes i denne sammenhæng ord med samme eller omtrent samme betydning, hvor valg af en foretrukken form er hensigtsmæssig.
Når et begreb og dets evt. synonymer/nærsynonymer er bestemt, vælges den foretrukne form ud fra flg. kriterier:
- Hvilket ord blandt synonymerne er mest etableret i daglig sprogbrug?
- Hvilket ord er det mest neutrale for det samme begreb?
- Er nogle af ordene mere specifikke end andre?
- Der laves ofte henvisning fra det ikke anvendte.
Ord som er stavet ens, men har forskellige betydninger, kan give problemer. Disse betydningsforskelle kan forklares ved en kvalifikator, dvs. en præciserende tilføjelse i parentes.
I praksis gives tilføjelsen kun til den betydning af ordet, der vurderes som den mest specielle, messe anvendes således som musikemneord uden kvalifikator!
Antonymer er ord med modsat betydning. Undertiden kan det være relevant at behandle dem som synonymer, dvs. vælge den ene form med henvisning fra den anden. Andre gange behandles de som beslægtede begreber med se også-henvisninger begge veje.
Akronymer er ord, der er dannet af begyndelsesbogstaverne i flere ord. Der indekseres med akronymer, der har vundet hævd i sproget
Almindeligvis skal forkortelser opløses, bl.a. for at undgå sammenfald i bogstavskombinationer. Hvis den fuldstændige form sjældent eller aldrig bruges, indekseres med forkortelsen