3. Udformning af emneord

Almindeligvis anføres substantivet/emneordet i ubestemt form

Bestemt form anvendes ved genstande og begreber, som der kun findes én af

eller ved fænomener, som fra en dansk synsvinkel er veldefineret

Undtaget fra hovedregelen om ubestemt form er også organer og organsystemer, som hvert individ kun har ét af

f.eks. hjernen

3.3. Retskrivningskontrol

Indekseringstermer skal altid følge gældende retskrivningsregler, som de er beskrevet i "Retskrivningsordbogen", udgivet af Dansk Sprognævn. Der suppleres med andre typer ordbøger: "Nudansk ordbog", "Fremmedordbogen", "Nye ord i dansk", m.m.

3.3.1. Stavning

Hvor der er valgfrihed mellem to eller flere stavemåder, skal den mest anvendte form vælges og der henvises evt. fra de andre former.

Fritekstsøgninger kan undertiden give indeksøren et indtryk af, hvad der er den mest anvendte form. Denne slags søgninger kan dog kun være vejledende og er ikke autoritative med hensyn til valg af stavemåde.

3.3.2. Store eller små bogstaver

(Brugen af store og små bogstaver er uden reel betydning i søgeprocessen, men de medtages alligevel, da de erfaringsmæssigt ofte giver anledning til overvejelser i indekseringsarbejdet)

Generelt skrives emneord med små bogstaver

f.eks. tvillinger

Undtaget er egennavne, der skrives med store bogstaver. Ved egennavne, der består af flere ord, skrives det første og de næstfølgende betydende ord med stort begyndelsesbogstav, hvorimod mindre betydende ord (bindeord, forholdsord) skrives med småt

Hvor der i følge "Retskrivningsordbogen" er valgfrihed mellem store og små bogstaver, foretrækkes små.

3.3.3. Tegnsætning

3.3.3.3. Tegnsætning i øvrigt

3.4. Semantisk kontrol

Semantisk kontrol af emneord vil sige at kontrollere emneord for deres betydningsmæssige indhold og indbyrdes relationer f.eks. valg mellem fremmedord og danske termer og valg mellem synonymer.

3.4.1. Fremmedord. Latinske betegnelser

Fremmedord defineres af Sven Brüel i forordet til 8. udgave af Gyldendals fremmedordbog således: "Fremmedord er låneord, der i form ikke har tilpasset sig arveordene (diakon føles fremmedartet, degn ikke, men de har samme græske oprindelse)".

Såfremt der findes dækkende danske ord, foretrækkes disse frem for fremmedord eller latinske betegnelser.

Der laves henvisning fra den ikke foretrukne form

Hvis der ikke findes tilsvarende danske ord indekseres med fremmedordet

Hvis et fremmedord eller en latinsk betegnelse har vundet hævd frem for den danske, vælges den

Latinske betegnelser bruges især ved sygdomsnavne

f.eks. menigitis

3.4.2. Synonymer/nærsynonymer

Som synonymer betragtes i denne sammenhæng ord med samme eller omtrent samme betydning, og hvor valg af en foretrukken form er hensigtsmæssig.

Når et begreb og dets evt. synonymer/nærsynonymer er bestemt, vælges den foretrukne form ud fra flg. kriterier:

1. hvilket ord blandt synonymerne er mest etableret i daglig sprogbrug?
2. hvilket ord er det mest neutrale for det samme begreb?
3. er nogle af ordene mere specifikke end andre?

Der laves ofte henvisning fra det ikke anvendte

Homonymer er ord, som er stavet eller lyder ens, men har forskellige betydninger. I denne sammenhæng er det kun de førstnævnte (homograferne) der giver problemer. Disse emneords betydningsforskelle forklares vha. en kvalifikator, dvs. en præciserende tilføjelse i parentes. I praksis gives tilføjelsen kun til den betydning, der vurderes som den mest specielle

3.4.4. Akronymer (initialord)

Akronymer er ord, der er dannet af begyndelsesbogstaverne i flere ord. Der indekseres med akronymer, der har vundet hævd i sproget

3.4.5. Andre forkortelser

Almindeligvis skal forkortelser opløses, bl.a. for at undgå sammenfald i bogstavkombinationer. Hvis den fuldstændige form sjældent eller aldrig bruges, indekseres med forkortelsen

f.eks. hf frem for højere forberedelseseksamen